Gestión documental empresarial

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  • Introducción

  • ¿Cómo funciona?

¿Qué es un sistema de gestión documental?

Para situarnos imaginemos el escenario donde una empresa posee muchas delegaciones y los empleados trabajan sobre los mismos archivos desde diferentes oficinas. Gracias a este sistema la red es internet y el gestor documental permite trabajar sobre los mismos archivos a cualquier usuario.

Un sistema de gestión documental nos permite compartir los archivos como los documentos de word, excell, pdfs, html entre diferentes oficinas o ubicaciones físicas.

Alfresco es un gestor de documentación empresarial de software libre desarrollado en java y compatible con la mayoría de sistemas operativos: Windows, Linux, MacOSx, etc....

Un gestor de documentación o de contenidos es un sistema que permite la creación, edición y mantenimiento de documentos de oficina como archivos de texto de microsoft word y openoffice, hojas de cálculo, presentaciones multimedia o archivos gráficos como imágenes, fotos, vídeos etc...

Este sistema nos posibilita la monitorización de los contenidos a través de su ciclo de vida , controlando los cambios del contenido y los usuarios que tienen acceso al mismo.

Alfresco requiere en la parte del cliente programas que permitan la edición y creación de contenidos. En concreto podemos utilizar la suite gratuita de software libre OpenOffice de Sun Microsystems o bien Microsoft Office.

Alfresco es la alternativa de software libre de distribución gratuita a Microsoft Sharepoint de alto coste.

Aparte de la gestión documental y la gestión de imágenes podemos realizar la gestión de registros desarrollando formularios integrables en la aplicación. También lleva integrado un sistema de gestión de contenidos para la web.

¿Cómo funciona la gestión documental?

1.- Organiza y facilita la gestión de contenidos de todo tipo:

Documentos ofimáticos (archivos de microsoft officce o bien de openoffice) como archivos de word, excell, power-point, presentaciones, imágenes, xml, multimedia, etc...

2.- Gestión las políticas de usuarios y establece permisos en cada espacio de trabajo e incluso en cada fichero para cada grupo de usuarios o para un usuario en concreto.

3.- Gestiona el ciclo de vida de los documentos. Nos permite: Crear, compartir, versionar, aprobar, publicar, retirar, versionar y archivar.

4.- Facilita el trabajo colaborativo. Integra herramientas como: Foros, Notificaciones, RSS, Blogs, Wiki y 'Social computing'.

5.- Nos da acceso a un librería de funciones que nos posibilita ampliar las capacidades de la aplicación. Gracias a esta característica es altamente escalable, disponible y extensible.